在前面我们已经讲过范围说明书、WBS和WBS词典,这三部分组成了项目的范围基准,或者叫做“基线”。

通常,在正式实施项目之前,我们要把整个的项目基线定出来。基线会定义出我们需要在项目中做哪些工作,才算完成这个项目。

将来我们在评价项目或考核项目绩效的时候,可以把项目的最终结果和范围基准做比较,看二者之间的偏差有多大,当然最理想的情况是没有偏差。

很多企业没有把项目前期的过程搞得很复杂,大家只是把项目过程中一些关键的要点、技术方案或者一些关键的活动罗列了一下,做了一个简单的计划出来,其实这样的计划本身就是不准确的。

那什么样的计划才算是准确的呢?

当我们在项目前期能够用WBS把项目范围分解的足够清晰,让每一项工作都有明确的责任人,我们这时候做出来的项目计划才是比较合理的。

做项目最怕的就是,所有的工作都没分解清楚,也没有专人负责相应的任务,就开始做计划,那这个计划最后肯定是很难执行下去的。

因为有些东西一开始就没有分解清楚,同样的工作不同的人会有不同的理解,在项目过程中必然会存在很多误会,就需要对项目范围做出变更和调整,所以项目计划做的不合理,想要推动下去是很难的。

为了避免不断的变更和项目计划的频繁调整,在项目初期就必须把项目范围准确的分解到最底层。针对每一个分解出来的要素和工作包都要有一个准确的定义,并且让所有项目相关人员对此达成共识,就能避免项目范围频繁改变的情况。

所以,我们认为项目范围是整个项目管理过程的基础,如果在一开始就没搞清楚这个项目的范围是什么,哪些工作应该做,哪些工作不能做,也不知道每项工作的质量要求是什么,应该怎么验收,这时候项目风险是非常大的。

范围说明书、WBS和WBS词典不仅仅是范围的基准,它们也是确保整个项目将来可控的基础。

 

当项目正式进入到实施阶段,还有一件非常重要的事情需要项目经理去做,那就是检查项目现在做的实际范围是不是跟范围基准一致。

在这个过程中,项目经理需要做好两个工作。

1、范围核实

其中一项很重要的工作叫做范围核实,范围核实就是正式验收项目已完成的可验收成果的过程。其实说白了,就是在做一个验收的工作。

在实际的项目管理过程中,这部分工作是必须要做的,每个阶段都有阶段交付的验收,还有项目最终的验收。

项目经理不一定要亲自去验收项目的可交付成果,但是有必要安排合适的人去进行验收。另外,项目经理自己去验收项目本身就是一件有风险的事。在IT项目中,我们更希望专家或者是客户在每一个阶段去验收项目的可交付成果。

所以,范围核实的过程更多是在一些重要节点产生了关键的可交付成果时,组织合适的人完成可交付成果验收的工作。

一旦某个可交付成果经过正式验收,就意味着这个阶段性的工作可以结束了。

2、范围控制

第二部分就是范围控制,其实就是监督项目和产品的范围状态,管理范围基准变更的过程。

之所以要进行监督,就是防止在项目过程中,我们做了很多不在项目范围内的工作,或者有应该做的工作被漏掉。

当这种情况真的出现时,就要通过范围控制进行纠偏,所以这里面我们做的很重要的一个工作就是偏差分析。也就是把我们实际所做的工作和项目范围基准做比对,看目前做的工作是不是在项目范围基准规定的。

如果我们做了很多项目范围以外的事儿,造成资源偏差的时候,就得考虑是不是要走变更流程了。

所以,范围控制解决的问题就是让我们不要把工作做错了,别干了不该干的活儿,也别把该做的工作给漏下。

一般来说,范围控制跟变更控制之间有很强的关联性。很多时候,范围控制确实是需要去做的,尤其是IT项目,范围被不断的调整和改变几乎是常有的事情。

这种改变可能是来自于业务部门,因为很多时候,业务部门在一开始的时候,对项目的可交付成果不一定能想得特别清楚。但是随着项目推进,业务部门可能会针对可交付成果或者项目需求提出一些调整的想法。

有些对项目计划没有太大影响的调整是可以交付的,而对项目范围影响比较大的调整,我们就需要考虑,一旦按照要求做了调整,那项目原来的目标就达不到了,这时候就需要走变更流程了。如果不走变更流程,就做了调整,最后除了没完成原本的项目目标,绩效还可能会出问题。

这个过程其实就是在进行范围的控制,因为我们在对比业务部门要求我们做的工作和我们原来计划做的事情,偏差有多大。

 

其实,范围控制跟我们在前面讲的范围核实,不是完全一样的,准确的说,他们是两种互补的工作方式。

范围核实更多的是在解决交付验收的问题,所以在验收项目可交付成果的时候,客户是必须参与的。

而范围控制,用户就没有必要参与了。因为范围控制主要是我们从管理的角度去控制项目偏差,而客户不验收项目的话,那我们是结束不了的。

范围控制跟范围核实的另一个区别是在时间点上,一般我们都是在关键节点验收可交付成果,但是范围控制这件事是在项目管理全过程都要做的。

最后,范围控制和范围核实关注的内容也不一样。很多时候,范围核实关注的是可交付成果,看它做的是不是合格;而范围控制更多的是以过程为导向的一种管理模式,它解决的问题是确保项目过程不会失控,保证我们做的工作跟计划的一样。

所以,不难看出来,范围控制和范围核实其实是互补的两部分工作,范围核实关注的是结果,范围控制关注的是过程。只有把过程和结果同时管好了,整个项目的过程才是受控的。所以,对项目经理来说,范围控制和范围核实这两个工作都要做,而且要做好,只有这样项目才不会失控。

好了,以上就是今天的全部内容,通过今天的内容你可以知道——

(1)范围说明书、WBS和WBS词典共同组成了项目的范围基准,也是确保项目可控的基础

(2)在项目前期,需要通过WBS把项目范围分解的足够清晰,让每一项工作都有明确的责任人,这时候做出来的项目计划才是比较准确的

(3)在检查实际工作和范围基准是否一致时,项目经理需要做好两方面的工作:分别是范围核实和范围控制

(4)范围核实关注的是可交付成果,看它是不是合格;范围控制关注的是项目过程,确保我们做的工作和计划的一致,让项目不会失控