1 概述

有了风险管理计划,指导如何做项目的风险管理。那一步要做什么呢?PMBOK的理念,遇见问题先细分,如何细分。在进度管理里面,把WBS分解为活动,依据活动开始评估活动顺序,评估活动时间,从而制定项目进度管理计划。风险呢,也同样,把风险识别出来先,基于识别出来的风险,才有可能进行分析和应对。

识别风险是指识别可能影响项目的风险并进行记录,为后续风险的分析和应对做准备的过程。

那么谁来识别风险呢?韩信点兵,多多益善,项目相关的人员都可以参与,项目经理,项目风险专家,客户,最终的用户,设计、运营经理,其他项目经理。最为关键的是项目团队成员参与最为重要,让他们熟悉已识别的风险,以及应对措施。项目团队参与,有利于树立主人翁意识和责任感。

众多的参与者识别的什么样的风险呢?单个项目风险和整体项目风险。单个项目风险比较容易理解,比如质量专家,识别质量方面问题。现在我们都知道,一些国家政府动用国家力量,以安全为由,禁止华为参与一些涉及机密信息项目,实际上华为在2012年就知道,有意避开这些项目,比如不参加警察局等执法机构网络建设,从一开始规避项目的整体风险。

风险识别参与者众多,没有经过统一的培训,只是根据自己的知识结构和了解给出答案,有的可能会是一段话,有的是短信,所以此时风险管理计划,风险类别文档起作用了,识别出来的风险按统一格式,分门别类录入文档,如果可以直接指定风险的责任人和应对措施。

按照PMBOK,如何识别风险呢?我们来看下,输入和输出。

2. 输入

识别风险的来源,对项目目标的影响:范围和需求、成本、质量、进度、资源、采购、、相关方,项目整体边界。这些会产生风险,同时又受到风险的影响。10大知识领域有9个都会影响风险或者受风险的影响。

2.1 需求管理计划和需求文件:

在项目开始的阶段,需求管理是项目管理的基石,项目失败或者延期的原因十之八九都源于需求管理没做好,需求表达的模糊,不准确。需求和想法不一样,想法是不严谨,或者未经过实践验证成熟的伪需求,风险识别第一要务将这些伪需求排除,尽量做真需求。所以需求管理计划,需求文件,对风险识别是尤其重要。

2.2 进度管理计划、持续时间估算、进度基准:

对活动和项目进度估算有置信空间和准确度选择,不确定因素,影响进度的里程碑等因素。(他们三个不确定的层层递进的关系)

2.3 成本管理计划和成本估算、成本基准:

对活动和项目成本估算有置信空间和准确度选择,不确定因素,影响成本和资金等因素。

2.4 质量管理计划:

质量是满足需求的程度,质量标准和质量目标,会影响可交付成果的正确性。过高,成本增加,过低客户不认可。如何取舍,可能就会存在风险。

2.5 资源管理计划和资源需求:

识别资源、获取资源,资源的类型和数量方面是一个取舍。

2.6 范围基准

里面有可交付成果和验收标准,可交付成果的是否有验收标准,验收标准是否清晰,是抽样验收还是全部验收呢。所以我们反复强调,项目的收尾工作很早就要开始准备,一开始就要本着项目目标过去。

2.7 假设条件:

尤其涉及到项目边界的假设条件,不恰当的假设,会引发整体的项目风险。2018年增值税改革,在这个之前很多合同,对税率在发生变化时候处理不是很明确,产生合同纠纷,后面一些合同采用了税价分离。所以2019年的合同,税价分类,应对增值税率调整。

2.8 问题日志:

在项目执行过程,对于高优先级的问题,逾期的问题要加以重点识别。T-Mobile项目,项目组对于第一次设备上线做好了各种准备,所以第一次上线过程非常顺利,这是华为进入顶级大T历史性的时刻,大家都很兴奋。可是不久,监控系统报告了一个问题,网络性能下降,项目组一看,二话不说,先把业务倒回来。后面一查原因,为了提高性能,华为设备最大数据包长度比较大,但是这些最大报文,其他设备不能处理。在项目执行过程,对于问题日志要保持高度敏感性,要及时识别和处理。

2.9 协议和采购文档:

外部采购文档,本意之一是减低风险,促进项目目标的达成,但是在执行过程中,会隐藏着风险,比如合同类型,付款条件、验收标准等。

2.10 风险管理计划:

规定的角色和职责,风险的列表,用于识别。

2.11 相关方登记册:

识别风险角色的指定人和责任人。

2.12 经验教训登记册、事业环境因素和组织过程资产。

3 工具

风险识别关键有两个工具,数据收集和收据分析。

3.1 数据收集:

头脑风暴:

这个工具大家比较熟悉,需要集思广益的时候,集中群众的智慧,会用头脑风暴,在风险识别用头脑风暴需要归类,因为头脑风暴产生的创意比较无序,需要通过风险类别表进行归类。

核对单。知识的价值在于应用,T-Mobile 首次上线失败事故之后,华为更新一条经验教训,华为设备上线之前,必须测试网络能允许发送的最长报文。一系列的经验教训就形成风险识别核对单,核对单上风险要重点对待,一一排除。

访谈 对于一些重要的风险专题,可以采用访谈手段。

提示清单:核对单上面的提示是非常清晰,可以直接照搬。我们都说项目是独特的,不是所有的风险都可以通过核对单,有没有一种方法,有核对单结构性,但是弹性较大呢?叫提示清单,他没有给出具体风险条目,但是提供一种结构化思路,叫提示清单,他按照一定类别,提供结构化思路,比如PESTLE(政治-Politics、经济-economics、社会-society、技术-technology、法律-legislation、环境-environment)、TECOP(技术、环境、商业、运营、 政治),或 VUCA(易变性-、不确定性、复杂性、模糊性)

人际关系与团队技能—头脑风暴参与人员多,访谈人员级别高,都需要对应人员进行引导。

3.2 数据分析:

有了数据后,就要进行分析了。

根本原因分析,收集到风险清单可能会很多,哪怕是加以分类后,其条目可能也不少。“所谓射人先射马,擒贼先擒王”,找到根本原因后,会一下减少很多。我们中国80年代,文革结束,问题很多,经济,治安,军队,华国锋在78年2月26日人大工作报告说到,“整个国民经济到了崩溃的边缘。”任何一个问题都能压跨一个国家和民族。后来为什么不崩溃,邓小平上台后,改革开发,发展经济,稳定了国家,小平同志知道在那时一切的问题原因在于经济,所以说了“贫穷不是社会主义”“不管黑猫白猫抓到老鼠就是好猫”。

根本原因分析,不仅能减少风险登记册的风险条目,覆盖面更广,消除更多的影响。比如一场洪水即将过境,召集大家头脑风暴,讨论影响,大家纷纷献计献策,要将车库的车和猪圈里面的猪都要转移,其本质原因,处于地势低有价值物件,都要转移。

假设条件和制约因素分析。改革开放中国经济蓬勃发展,其前提是啥呀,是84年里根访华,开启中美友好的大门,中国忍辱负重,抓住40年大放水机会。到了2018年12月,孟晚舟被抓,中美蜜月期彻底结束,大放水的假设条件没有了。为什么2019年,特朗普要访问印度,大肆吹嘘美印友好,不就是想扶植印度压制中国嘛,就如那时扶植中国压制苏联一样。所以,我们中华民族又是面临一波挑战,能不能被美国新的假设条件压制,就看我们如何吸收美国的先进文化之一,PMBOK。

SWOT分析。对项目的优势、劣势、机会和威胁 (SWOT) 进行逐个检查,找出项目的优势,和劣势。常见的优劣势分析关注的是企业自身可控的因素,而机会和威胁分析的是不可控的外部环境。在风险识别,把优势,能为项目带来机会,要扩大,劣势带来威胁,要消除和减少。比如我们中国的优势,经过40年改革开放,经济、外交、军事、科技上均取得不俗的成绩,有5000年文明,强大的市场。劣势—周边生存环境比较恶劣,世界头号强国拼命打压。我们的机会在哪里—一带一路,新冠疫情成功处理,天下苦美久矣;威胁—面临战争、技术封锁、粮食短缺等,公知兴风作浪。

SWOT分析法的描述有时偏重主观意见而忽视事实依据,利用来源可靠的客观数据与信息,灵活运用对标和比较来界定优劣

文件分析—合同、经验教训登记册、问题日志、假设条件等等都是可以审查的文件对象。所以有了文件,可以提高效率,减低不可控因素,同时也要养成按文件办事的习惯,不能将文件束之高阁。

3.3 会议和专家判断。

4 输出

4.1 风险登记册—

风险识别后,想需求文件跟踪表一样,要登记起来。

4.2 风险报告

风险报告就是一份报告,说明整体项目风险的来源的,风险敞口情况。

以及单个项目风险的概述信息,已识别的威胁与机会的数量、风险在风险类别中 的分布情况、测量指标和发展趋势,和工作绩效信息有一定的类似。

风险识别后,形成两份文件:风险登记册和风险报告,是后续风险定性分析,定量和规划风险应对输入文件。