依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（SOW），仅对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。工作说明书会充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。根据采购品的性质、买方的需求，或拟采用的合同形式，工作说明书的详细程度会有较大不同。工作说明书的内容包括：规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约期间、工作地点和其他要求。
采购工作说明书应力求清晰、完整和简练。它需要说明所需的附加服务，例如，报告绩效，或对采购品的后续运营支持。在采购过程中，应根据需要对工作说明书进行修订，直到它成为所签协议的一部分。
对于服务采购，可能会用“工作大纲 (TOR)”这个术语。与采购工作说明书类似，工作大纲通常包括以下内容：
承包商需要执行的任务，以及所需的协调工作；
承包商必须达到的适用标准；
需要提交批准的数据；
由买方提供给承包商的，将用于合同履行的全部数据和服务的详细清单（若适用）；
关于初始成果提交和审查（或审批）的进度计划。
采购工作说明书与项目工作说明书的区别
1、二者的缩写均为：SOW。
2、项目工作说明书：对项目所需交付的产品或服务的概述，有时候被称为需求说明书。
–提供者：内部项目à项目启动者或发起人；外部项目à客户。
–内容：业务需要、产品范围描述、战略计划。
3、采购工作说明书：拟采购的产品、服务或成果的详细描述。
–提供者：采购方，即买方。
–制定依据：项目范围基准。因此，采购工作说明书是在项目范围说明书后才制定的，它在采购管理中起到与项目范围说明书相似的作用。
–目的：便于潜在卖方确定他们是否有能力提供这些产品、服务或成果。
–内容：规格、数量、质量、性能参数、履约期限、工作地点和其他内容。