沟通管理计划是项目管理计划的组成部分,描述将如何规划,结构化、执行与监督项目沟通,以提高沟通的有效性。该计划包括如下信息:

    相关方的沟通需求;
    需沟通的信息,包括语言、形式、内容和详细程度;
    上报步骤;
    发布信息的原因;
    发布所需信息、确认已收到,或作出回应(若适用)的时限和频率;
    负责沟通相关信息的人员;
    负责授权保密信息发布的人员;
    接收信息的人员或群体,包括他们的需要、需求和期望;
    用于传递信息的方法或技术,如备忘录、电子邮件、新闻稿,或社交媒体;
    为沟通活动分配的资源,包括时间和预算;
    随着项目进展,如项目不同阶段相关方社区的变化,而更新与优化沟通管理计划的方法;
    通用术语表;
    项目信息流向图、工作流程(可能包含审批程序)、报告清单和会议计划等;
    来自法律法规、技术、组织政策等的制约因素。

沟通管理计划中还包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件等的指南和模板。如果项目要使用项目网站和项目管理软件,那就要把它们写进沟通管理计划。