通过沟通需求分析，确认项目干系人的需求，包括信息类型和格式，以及信息对干系人的价值。项目资源只能用来沟通有利于项目成功的信息，或者那些因缺乏沟通会造成失败的信息。项目经理应该用潜在的沟通渠道或路径的数量，来反映沟通的复杂程度，潜在的沟通渠道的总量为n（n-1）/2 ，其中n代表干系人的数量。在项目规划沟通时，需要确定和限制谁应该与谁沟通，以及谁将接受何种信息，常用的识别和确定项目沟通需求的信息有：
- 组织结构图
- 项目组织与干系人之间的责任关系
- 项目所涉及的学科、部门和专业
- 有多少人在什么地点参与项目
- 内部信息需要
- 外部信息需要
- 来自干系人登记册的干系人信息和沟通需求